Als Secretaresse van Lentl ondersteun je het bestuur en management en zorg je voor professionele, toegankelijke en goed georganiseerde secretariële ondersteuning. Je hebt een brede en afwisselende rol waarin organiseren, plannen, administratieve ondersteuning en bestuurlijke ondersteuning samenkomen. 

Je beheert meerdere agenda’s, organiseert overleggen en bijeenkomsten en zorgt dat bestuur en management goed voorbereid aan afspraken en vergaderingen beginnen. Je bewaakt actiepunten en deadlines. Daarnaast houd je documenten, correspondentie en administratieve registraties op orde en ben je een aanspreekpunt voor vragen, bezoekers en externe relaties. Je denkt vooruit, signaleert wat nodig is en weet snel te schakelen wanneer de planning verandert of onverwachte zaken tussendoor komen. Voorheen was de ondersteuning verdeeld tussen bestuursondersteuning en managementondersteuning. Die knip laten we los: we richten het secretariaat opnieuw in als één duo dat samen alle secretariële ondersteuning oppakt. Jullie verdelen het werk onderling goed, zodat niets tussen wal en schip valt en bestuur én management altijd op dezelfde kwaliteit kunnen rekenen. 

Je belangrijkste taken als Secretaresse: 

• Agendabeheer en overlegorganisatie: beheren van agenda’s van bestuur en managers, plannen en organiseren van afspraken, overlegreeksen en bijeenkomsten en regelen van de praktische organisatie daaromheen. 

• Bestuurlijke ondersteuning: voorbereiden van vergaderingen en werkoverleggen, samenstellen van digitale vergaderdossiers en ondersteunen bij de planning, stukkenstroom en opvolging rond overleggen van bestuurder en managers. 

• Verslaglegging en procesbewaking: notuleren wanneer afgesproken, redigeren en controleren van verslagen of door AI-assistenten gemaakte conceptnotulen, bijhouden van actiepunten en deadlines en ondersteunen bij bijeenkomsten, werkbezoeken en evenementen. 

• Document-, informatie- en administratief beheer: verwerken van correspondentie, beheren van mailboxen, archiveren van documenten en beheren van administratieve registraties en informatie in onder andere SharePoint, Connect, Teams en OneNote. 

• Algemene en praktische ondersteuning: beantwoorden en doorgeleiden van vragen, ontvangen van bezoekers en externe relaties, verwerken van administratieve verzoeken en bijdragen aan een representatieve, gastvrije en praktisch goed functionerende kantoor- en vergaderomgeving. 

Je krijgt te maken met verschillende onderwerpen, contacten en weet steeds de juiste prioriteiten te stellen in je werkzaamheden. Je krijgt ruimte om zelfstandig te werken, mee te denken en verantwoordelijkheid te nemen voor een goede ondersteuning van bestuur en stafmanagement. 

• Een salaris volgens schaal 6 van de cao Sociaal Werk (minimaal € 2.964,- en maximaal € 4.426,- bruto per maand o.b.v. 36 uur per week)  

• Een individueel keuzebudget (ruim 17% van je salaris) en een persoonlijk loopbaanbudget (1,5% van je salaris) 

• Een jaarcontract voor 24 uur per week met uitzicht op een vast dienstverband 

• Een goede pensioenregeling bij PFZW 

• Een zelfstandige en afwisselende functie met verschillende verantwoordelijkheden en contacten 

• Ruimte om mee te denken, vooruit te kijken en zelfstandig verantwoordelijkheid te nemen 

• Een collegiale werkomgeving waarin jullie samen zorgen voor continuïteit, kwaliteit en een professionele en gastvrije uitstraling van Lentl 

Het secretariaat van Lentl bestaat uit twee secretaresses die samen één secretariaatsteam vormen. Jullie werken vanuit een gezamenlijke verantwoordelijkheid voor continuïteit, bereikbaarheid en kwaliteit en zijn geen onderdeel van een ander stafteam. 

Jullie stemmen werkzaamheden en prioriteiten met elkaar af en zijn elkaars back-up bij afwezigheid, ziekte, vakantie of piekbelasting. Lopende zaken, afspraken en relevante informatie worden op een uniforme en voor beiden toegankelijke manier bijgehouden, zodat werkzaamheden goed overdraagbaar zijn en niet persoonsafhankelijk worden. 

Je werkt voornamelijk vanuit de centrale locatie van Lentl in Oss. In afstemming met de bestuurssecretaris, je leidinggevende, kun je soms ook thuiswerken. Je werkdagen zijn maandag, dinsdag en donderdag. Bij afwezigheid van je collega-secretaresse ben je flexibel in je aanwezigheid, zodat de ondersteuning en bereikbaarheid van het secretariaat goed zijn geborgd. Jullie stemmen aanwezigheid en werkzaamheden onderling af. 

• Je hebt mbo+ of hbo werk- en denkniveau, bij voorkeur in een secretariële, administratieve of vergelijkbare richting 

• Je hebt ervaring in een secretariële, managementondersteunende of vergelijkbare functie 

• Je bent organisatorisch sterk en kunt goed plannen, prioriteiten stellen en overzicht houden, ook wanneer er veel tegelijk gebeurt 

• Je werkt nauwkeurig, zelfstandig en proactief en denkt vooruit over wat nodig is 

• Je bent flexibel en kunt gemakkelijk schakelen wanneer afspraken wijzigen of onverwachte zaken tussendoor komen 

• Je communiceert professioneel en toegankelijk met verschillende mensen en weet hoe je zorgvuldig omgaat met vertrouwelijke informatie 

• Je bent digitaal vaardig of gemotiveerd om dat te worden, en maakt je nieuwe tools en werkwijzen – waaronder AI-toepassingen – graag eigen om je werk efficiënt te organiseren 

• Je bent collegiaal en werkt graag samen, maar voelt je ook verantwoordelijk voor het zelfstandig oppakken en afronden van je eigen werkzaamheden 

• Je brengt energie en positiviteit mee, neemt initiatief en draagt actief bij aan verbinding en een prettige sfeer op de werkvloer 

Klaar voor deze stap in je carrière? Solliciteren kan tot en met dinsdag 13 oktober door je motivatie en cv te sturen. De eerste gesprekken staan gepland op maandagochtend 19 oktober. Fijn als je hier alvast rekening mee houdt.  

Heb je eerst nog inhoudelijke vragen over de functie of wil je meer weten over het werk en het team? Neem dan gerust contact op met Karst Heurkens (Bestuurssecretaris/Manager marketing en communicatie) via e-mail k.heurkens@lentl.nl of stuur een WhatsApp-berichtje via 06-34 00 02 85.